안녕하세요. 법무법인 청출 오승현 변호사입니다.

정기주주총회 시즌이 다가오면 가족회사, 스타트업, 1인 주주 법인 등에서 특히 많이 나오는 질문이 있습니다.

• “어차피 우리끼리 합의한 건데, 주총/이사회는 형식 아닌가요?”

• “급한 투자/대출이 있어서 날짜 맞춰서 의사록만 만들면 안 되나요?”

• “막도장 찍어두면 되는 거죠?”

하지만 주주총회와 이사회의 ‘의사결정 절차’와 ‘의사록’은 분쟁, 세무, 투자 국면에서 회사의 생존을 좌우하는 핵심 문서이므로, 결코 대충 처리해서는 안 됩니다.

법원 역시 "원래 그렇게 해왔다"는 관행이 있다는 이유만으로 법적 하자를 치유해 주지는 않습니다. 오늘은 다가오는 주총 시즌을 맞아, 비상장회사가 이사회와 주주총회에서 필수적으로 챙겨야 할 체크리스트를 알아보겠습니다.

Ⅰ. “나중에 작성”과 “백데이팅”이 특히 위험한 이유

(1) ‘회의를 실제로 안 열고’ 의사록만 작성하면, 결의가 ​부존재​로 판단될 수 있습니다

법원은 실제 소집절차나 회의 없이 주주총회 의사록만 허위로 작성한 경우를 “도저히 결의가 존재한다고 볼 수 없을 정도의 중대한 하자”로 보아 결의 부존재를 인정해 왔습니다(대법원 ​1992. 8. 18​ 선고 91다14369 판결).

특히 주식이 실질적으로 분산된 회사(가족회사라도 지분이 나뉘어 있거나 향후 분쟁 가능성이 있는 경우)에서는, “대주주가 동의했으니 어차피 통과될 결의였다”는 사정만으로는 결의의 존재를 인정받기 어렵습니다(서울중앙지방법원 ​2024. 10. 17​ 선고 2024가합43346 판결 등).

(2) 소집통지를 ‘대부분’ 누락하면, 결의가 부존재 될 수 있습니다.

소집통지 누락이 항상 부존재로 이어지는 것은 아니지만, 주주의 전부 또는 대부분에게 소집통지를 하지 않은 경우에는 결의가 부존재한 것으로 판단될 수 있다는 법리가 확립되어 있습니다(대구지방법원 ​2024. 9. 3​ 선고 2024가합200735 판결 등).

(3) 의사록 허위작성은 ‘형사 처벌’ 대상이 될 수 있습니다.

실무에서 가장 우려되는 케이스는 “실제 총회는 없었는데, 등기나 제출 목적으로 의사록을 만들어 사용하는 경우”입니다.

실제로 허위 주주총회 의사록을 작성하여 등기까지 진행한 사안에서, 공정증서원본불실기재 및 동행사죄(상업등기부에 허위 사실 기재·행사)로 형사 처벌받은 사례가 있습니다(부산지방법원 ​2021. 5. 12​ 선고 2019가합51112 판결 등). 결국 "나중에 맞춰 쓰자"는 선택은 민사상 효력 부인뿐만 아니라 형사 책임과 **투자 무산(DD 지적)**이라는 삼중 리스크를 초래합니다.

Ⅱ. 주주총회: 절차를 어기면 “소송”이 됩니다

(1) 원칙적으로 이사회가 소집

주주총회 소집은 원칙적으로 ​이사회가 결정​합니다(상법 제362조).

(2) 소집통지 기간: 원칙 2주 (단, 자본금 10억 미만은 특례 적용, 상법 제363조)

• 원칙: 총회일 2주 전에 회의 목적사항을 기재하여 서면으로 통지해야 합니다.

• 소규모 회사 특례(자본금 10억 원 미만): 총회일 10일 전에 통지할 수 있으며, 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 개최하거나 서면 결의로 대체할 수 있습니다.

※ 주의: 서면결의로 갈음하려면 단순히 말로 합의하는 것이 아니라, **‘결의 목적사항’에 대해 ‘주주 전원이 서면으로 동의’**했다는 근거가 반드시 남아야 합니다.

(3) 의사록 요건: 의장 및 출석이사가 서명/날인했는가”가 핵심

주주총회 의사록에는 ​의사의 경과요령과 결과​를 적고, ​의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명​해야 합니다(상법 제373조 제2항)

Ⅲ. 이사회: 소집·정족수·의사록이 절차에 따라 작성되고 운영되어야 합니다.

(1) 이사회 소집 통지: 원칙적으로 1주 전

이사회는 원칙적으로 ​회일 1주 전​ 각 이사 및 감사에게 통지하여야 합니다(상법 제390조 제3항). 다만. ​이사 전원의 동의​가 있으면 소집절차를 생략할 수 있습니다(상법 제390조 제4항).

(2) 이사회 의사록: 출석 이사 및 감사의 기명날인/서명이 필수

이사회 의사록에는 출석한 이사 및 감사의 기명날인 또는 서명이 필수적입니다(상법 제391조의3). 실무상 서명 누락이 곧바로 무효로 직결되지 않는다는 하급심 판례도 있으나(부산지방법원 ​2019. 4. 25​ 선고 2018가합1325 판결), 분쟁 예방을 위해서는 원칙을 지키는 것이 안전합니다.

(3) 이사회 결의 역시 분쟁의 대상이 될 수 있습니다.

주주총회와 달리 "이사회결의 취소의 소"라는 제도는 없지만, 분쟁 발생 시 무효/부존재 확인 소송이나 대표이사 직무집행정지 가처분 등으로 비화될 수 있으므로 초기 문서 정리가 매우 중요합니다.

Ⅳ. 실무상 체크리스크

(1) 총회·이사회 전(사전)

• 정관 확인: 소집권자, 통지 방식, 결의 요건(보통/특별), 전자투표 등

• 주주명부 최신화: 결권 기준일 현재 주주 확인

• 소집통지 발송(상법 제363조, 이사회는 제390조): 등기우편 또는 주주 동의를 얻은 이메일 발송 후 발송 기록(증빙) 보관

(2) 개최 당일(진행)

• 의장 선임 및 의사 진행 경과 메모

• 출석부/위임장 징구 및 정리

• 표결 시 찬반 수(주식 수 기준) 명확히 집계

(3) 개최 후(사후)

• 의사록 즉시 작성

• 주주총회: 의장·출석이사 서명/날인(상법 제373조 제2항)

• 이사회: 출석 이사 및 감사 서명/날인 (상법 제391조의3)

• 등기 신청: 등기 사항인 경우 지체 없이 진행 (의사록 공증 필요 여부 확인)

• 서면결의 시: 주주 전원 서면동의서 구비 필수

Ⅴ. 결론

비상장회사의 회의록 정리는 단순한 “서류 작업”이 아니라 지배구조, 세무, 투자 유치를 위한 ‘기초 체력’을 다지는 일입니다. 특히 가족회사라도 지분이 조금만 나뉘어 있다면, 사소한 절차적 하자가 훗날 경영권 분쟁의 결정적 불씨가 될 수 있습니다.

법무법인 청출은 비상장기업의 주주총회 및 이사회 운영 체계를 상법과 정관, 그리고 실무 관행을 모두 만족하는 형태로 표준화하여 제공합니다. 필요 시 공증, 등기, 분쟁 예방 솔루션까지 원스톱으로 지원하고 있으니, 다가오는 주주총회 준비에 어려움이 있다면 언제든 문의해 주시기 바랍니다.