[개인정보보호 – 2025년 개인정보 처리방침 작성지침(가이드라인) 최신 개정본, 주요 내용은?]
안녕하세요. 법무법인 청출 신준선 변호사입니다.
개인정보보호위원회(이하 '개인정보위')가 최근 "개인정보 처리방침 작성지침" 개정본(2025. 4. 21.)을 공개하였습니다. 이번 작성지침 개정본은 개인정보 보호법령 개정(2024.9. 시행) 및 2024년 처리방침 평가위원회의 개전의견을 반영하였으며, 개인정보위는 보도자료를 통해 정보주체 권익을 강화하면서도 기업 부담을 완화하였다고 소개하였습니다.
개정본의 내용을 살펴보면 개인정보 처리방침 작성시 요구되는 형식은 그 준수사항이 다소 완화되었다고 볼 수 있으나, 정보주체 권리강화 조치가 강화되면서 기업실무상 담당자의 준비 및 관리부담은 오히려 더 커졌다고 볼 부분도 있으므로, 개정본의 주요 내용을 살펴보겠습니다.
[Question] 2025년 개인정보 처리방침 작성지침(가이드라인) 최신 개정본, 주요 내용은?
[Answer]
개인정보 동의제도 개편반영
먼저, 개인정보 동의제도 개편에 따라 개인정보를 동의 없이 처리할 수 있는 항목과 동의가 필요한 항목이 명확히 구분되었습니다. 예를 들어, '회원 서비스 운영', '판매상품 A/S 상담' 등은 계약 이행에 필요한 정보로서 별도의 동의 없이 처리할 수 있는 반면, 민감정보(건강정보 등), 고유식별정보(주민등록번호 등), 개인정보의 제3자 제공은 계약 이행과 무관하더라도 반드시 별도의 동의를 받아야 합니다. 이에 따라 개인정보처리자는 처리방침에 이러한 구분을 명확히 반영해야 합니다.
개인정보 항목 및 보유기간 작성 방식의 유연성 확대
개인정보 항목과 보유‧이용기간 작성 방식에도 유연성이 도입되었습니다. 기존에는 모든 항목을 개별적으로 나열해야 했으나, 이제는 특별한 사정이 있는 경우 유형별 기재가 허용됩니다. 예를 들어, "서류전형을 위한 개인정보"라는 유형 아래 자기소개서, 공인영어시험 점수, 대학성적 등을 묶어 기재할 수 있습니다. 보유‧이용기간에 대해서도 원칙적으로 추상적으로 기재하지 않고 구체적으로 기간을 정해서 알려야 하나, 보유·이용 기간을 특정할 수 없는 경우에는 보유·이용 기간을 결정하는 데 사용되는 기준을 기재할 수 있도록 하였습니다.
고충처리 부서 연락처 기재 강화
고충처리 부서의 연락처 기재 의무도 강화되었습니다. 기존에는 개인정보 보호책임자(CPO)의 소속 부서 연락처만 기재하도록 했으나, 앞으로는 실제 고충을 처리하는 고객센터 등 유관 부서의 연락처도 함께 기재할 수 있도록 하여 정보주체의 권리 행사를 더 원활하게 하는 방향으로 개선되었습니다.
모바일 앱 환경에 맞춘 공개방식 개선
모바일 앱 환경 변화에 따른 공개방식 개선도 주의깊게 살펴보아야 합니다. 기존에는 앱 첫 화면 하단에 처리방침을 고정적으로 공개해야 했지만, 개정 후에는 설정, 회원가입, 로그인 화면은 물론, 서비스 메뉴, 설정 화면 등 정보주체가 쉽게 접근할 수 있는 다양한 위치에 공개하는 방식이 허용되었습니다.
정보주체 권리행사 절차 안내 강화
정보주체 권리행사 절차에 대한 안내도 한층 구체화되었습니다. 개인정보 전송요구에 관해서는 요청 방법뿐만 아니라 전송 현황 및 전송된 개인정보의 내용을 확인할 수 있는 방법까지 구체적으로 안내해야 합니다. 자동화된 결정이 이루어지는 경우에는 결정 기준과 절차, 개인정보 처리 방식, 이의제기 방법 등을 상세히 고지해야 하며, AI 학습용 데이터 수집·이용 시 데이터 수집 출처, 수집 방법, 안전성 확보 조치 방안 등 명시하도록 권장됩니다.
행태정보 수집 및 거부 안내 강화
행태정보 수집과 거부 안내 부분도 강화되었습니다. 쿠키 및 맞춤형 광고 차단 방법을 구체적으로 안내해야 하며, 예를 들어 "웹브라우저 설정 > 쿠키 관리 > 타사 쿠키 차단" 절차나, 모바일 앱에서 "설정 > 개인정보 > 맞춤형 광고 거부" 등의 경로를 명확히 제시해야 합니다. 특히 크롬 브라우저의 경우 기존 '인터넷 기록 삭제' 방식 대신 '시크릿 모드 활용'으로 최신화하여 안내하도록 지침이 개정되었습니다
결론 (대응방안)
이번 개정본은 개인정보 처리방침이 단순히 형식적 공개에 그치는 것이 아니라, 정보주체가 실질적으로 개인정보 보호권을 행사할 수 있도록 하는 실질적 수단으로 기능해야 한다는 점을 강조하였다고 볼 수 있습니다. 개인정보위는 이를 위해 동의제도, 고충처리, 공개방식, 권리행사 절차 등 전 영역에 걸쳐 처리방침의 구체성, 투명성, 접근성을 강화하는 방향으로 가이드를 제시하였습니다.
개인정보처리자는 개인정보 처리방침 작성지침 개정본의 주요내용을 반영하여,
개인정보 수집이용 동의서와 처리방침 간의 일관성을 확보하고, 필수동의 항목과 선택동의 항목을 명확히 구분하여 기재해야 하고
개인정보 항목이 많거나 복잡한 경우, 유사 항목을 유형화하여 기재할 수 있으며,
개인정보 보호책임자뿐만 아니라 실제로 정보주체의 문의와 불만을 처리하는 부서(고객센터, CS팀 등)의 연락처를 함께 기재하고,
사용자 경험(UX)을 고려하여 앱 내 자연스러운 동선에서 처리방침을 찾아볼 수 있도록 하되, 지나치게 깊은 메뉴 구조에 배치하지 않도록 주의하여야 합니다.
위와 같은 개인정보 처리방침 작성에 관한 주요내용 외에도 개정 지침은 그 공개 방법 및 표시방법과 함께 소상공인을 위한 예시도 제공하고 있으므로 개인정보를 처리하는 기업, 법인, 기관 등은 이번 개정 지침의 내용과 취지를 충분히 이해하고, 자사의 개인정보 처리방침을 최신화 및 고도화하는 작업을 적극적으로 검토해야 합니다.
개인정보 보호에 대한 인식이 어느 때보다 중요해진 요즘, 개인정보 처리방침은 법령에 따라 작성이 요구되는 단순한 형식적 문서가 아닌 기업의 개인정보 보호 철학과 노력을 보여주는 투명성의 척도이자 정보주체와의 신뢰관계 구축을 위한 핵심 요소입니다. 따라서 기업 등 개인정보처리자는 이번 개정 지침의 취지를 충분히 이해하고, 정보주체 신뢰 확보와 개인정보 보호 리스크 최소화를 위한 선제적인 대응을 실행하는 것이 바람직합니다.
법무법인 청출 신준선 변호사는 개인정보보호법 및 개인정보위의 개인정보 처리방침 작성지침(가이드라인)에서 요구되는 사안을 반영하여 기업 맞춤형 개인정보 처리방침 수립, 진단 및 개선 자문 서비스를 제공해오고 있습니다. 개인정보 업무 관련 어려움을 겪고 계시거나, 현재의 처리방침이 작성지침에 부합하는지 등 법률자문이 필요하신 경우 언제든지 문의해 주시기 바랍니다.
